電子會計檔案歸檔保管，這些事兒一定要搞清~
2021-05-26 17:05:56
傳統的紙質會計檔案保管具有成本高、易損毀等缺點，近年來，隨著各單位信息化水平和精細化管理程度的日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表以及購銷合同等會計資料以電子形式產生和傳遞，并形成大量的電子會計檔案。那么，電子會計檔案在歸檔保管中應注意哪些問題呢?今天，小編就為您講講關于電子會計檔案保管的那些事兒~
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1、電子會計資料屬于會計檔案嗎?
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會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。
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2、單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料必須紙質打印歸檔保管嗎?
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同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案：
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(1)形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和傳輸;
(2)使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報表等會計資料，設定了經辦、審核、審批等必要的審簽程序;
(3)使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計檔案與相關聯的其他紙質會計檔案的檢索關系;
(4)采取有效措施，防止電子會計檔案被篡改;
(5)建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響;
(6)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
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3、單位從外部接收的電子會計資料能否僅以電子形式歸檔保存?
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滿足《會計檔案管理辦法》第八條規定條件，單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計檔案。
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4、電子會計檔案移交時應注意哪些問題?
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電子會計檔案移交時應當將電子會計檔案及其元數據一并移交，且文件格式應當符合國家檔案管理的有關規定。特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。
單位檔案管理機構接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。
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5、電子會計檔案的銷毀時應注意哪些問題?
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除滿足紙質會計檔案銷毀程序以外，電子會計檔案的銷毀還應當符合國家有關電子檔案的規定，并由單位檔案管理機構、會計管理機構和信息系統管理機構共同派員監銷。
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6、保管期滿但涉及其他未了事項的電子會計檔案如何處理?
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保管期滿但未結清的債權債務會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，紙質會計檔案應當單獨抽出立卷，電子會計檔案單獨轉存，保管到未了事項完結時為止。
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7、單位之間交接會計檔案時，電子會計檔案應如何處理?
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電子會計檔案應當與其元數據一并移交，特殊格式的電子會計檔案應當與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應當對保存電子會計檔案的載體及其技術環境進行檢驗，確保所接收電子會計檔案的準確、完整、可用和安全。
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8、電子會計檔案的保管期限是多久?
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電子會計檔案的保管期限與紙質會計檔案保管期限一致。會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
